Relation Patient

La e-card (adhésion Classique et Premium)

La ecard est une carte postale électronique qui est envoyée par mail à vos patients. La majorité du temps, les cabinets l’utilisent en fin ou début d’année pour souhaitez de bonnes fêtes. La e-card ne peut pas contenir de code (image, lien, vidéo, …)

• Dans l’espace pro, sélectionnez « E-cards » et « Créer une e-card ».
• Sélectionnez l’image de votre e-card qui va représenter le dos de la « carte postale » avec le timbre.
• Inscrivez un message cours et une signature, enregistrer et visualiser.

Si celle-ci vous convient, vous pouvez l’envoyer à vos contacts ou la modifier jusqu’à ce qu’elle vous convienne.

Voici un moyen simple et efficace d’envoyer un message à vos patients avec un message qui fait toujours plaisir.

L’emailing (adhésion Premium)

L’emailing permet d’envoyer un message à vos patients. Vous pouvez y intégrer des photos, des liens, faire une mise en page spécifique… , grâce au code html ou en utilisant les fonctionnalités pré-enregistrées.

• Dans l’espace pro, sélectionnez « Emailing » et « Créer un nouvel emailing ».
• Choisisser l’objet.
• Dans le contenu de l’emailing, vous pouvez faire apparaitre l’en-tête du cabinet, le bandeau du site, ou les praticiens.
• Créer votre message avec la mise en page de votre choix : taille de la police, position du texte, lien à rajouter, image à rajouter, …
• Dès que le message vous convient, vous pouvez l’enregistrer et le visualiser, si tout est bon procéder à l’envoi.

L’emailing vous permet d’envoyer un message personnalisé à vos patients.
Il peut être utilisé pour annoncer : un déménagement, un changement au niveau de l’équipe, un jeu concours, …

Si vous rencontrez des difficultés à personnaliser votre emailing, envoyez le contenu (texte + image) à votre conseiller afin de faire la mise en page technique.

La Newsletter Patientèle (adhésion Classique et Premium)

La Newsletter patientèle est une lettre trimestrielle d’information envoyée par mail, au nom du cabinet. Elle est envoyée automatiquement tous les trimestres : mars, juin, septembre, décembre.
Avant son envoi, un message d’alerte est envoyé à tous les praticiens dont l’adresse email est renseignée dans l’espace pro.

Les informations communiquées sont : la date d’envoi, la date limite pour mettre à jour votre Newsletter (contenu + adresses emails des patients), le contenu des articles, et le bilan de la dernière.

La Newsletter est un outil unique de communication pensé pour votre cabinet. Celle-ci rencontre un fort succès aussi bien au niveau des praticiens que des patients. Elle permet d’accentuer votre devoir d’informations, de faire un rappel auprès de vos patients pour prendre rendez-vous et surtout le trafic de votre site est fortement augmenté le jour de son envoi (+30% de visites en plus).

L’essayer, c’est l’adopter !

Comment mettre à jour ma base patientèle ?

=> Votre logiciel de gestion est Julie (adhésion Premium)

Informez votre conseiller de votre logiciel Julie afin que la mise à jour des adresses emails des patients soit simplifiée. Votre conseiller vous transmettra le mode d’emploi pour synchroniser les adresses emails renseignées dans le logiciel afin qu’elles soient enregistrées directement dans votre espace profesionnel.

=> Vous avez un autre logiciel

Contactez votre logiciel de gestion afin de leur demander une extraction du fichier patients sous un format excel. (Colonnes nécessaires : Nom / Prénom / Adresse email.)
Puis envoyez le fichier à votre conseiller pour intégration dans votre espace professionnel.

Si votre logiciel « refuse » de faire l’extraction, essayez de le faire manuellement. (Ex : extraire un fichier, exporter un fichier, …)

Si cela n’est toujours pas possible, récupérez les adresses emails à la main dans un fichier excel et envoyez ce fichier à votre conseiller.

Pour une base patientèle A JOUR : l’adresser à votre conseiller web dédié tous les 6 mois environs. Aussi, pour éviter la perte d’informations, indiquer si le fichier envoyé est à remplacer ou à ajouter.

Puis-je relier mon logiciel de gestion avec mon site internet ?

Selon votre logiciel et l’offre à laquelle vous avez souscrit auprès de votre opérateur, il est possible de relier votre site internet à votre logiciel : vous pouvez créer un « accès patient » sur le site (via un onglet spécifique), afin que chaque patient puisse consulter son dossier.
Afin de savoir si cette prestation fait partie de votre offre, contactez votre logiciel de gestion. Si celle-ci est incluse, demandez le lien à intégrer.
Transférer le message à votre conseiller afin d’ajouter la fonctionnalité et créer la passerelle.

Votre patient aura ainsi accès à son dossier via votre site, cela lui permettra également de consulter les fiches conseils et pour vous cela créera du trafic supplémentaire.

Puis-je intégrer un questionnaire sur mon site ?

=> Vous disposez de votre propre questionnaire médical

Envoyez-le à votre conseiller, celui-ci pourra être intégré sur le site en PDF. Le patient pourra le télécharger et le remplir avant de venir au cabinet.

=> Vous avez une adhésion Premium

Vous pouvez créer un questionnaire interactif : votre questionnaire est repris tel quel et intégré à votre espace professionnel.

Vous pouvez créer plusieurs questionnaires : satisfaction, médical, enfant, adulte, …
Cela permet de gagner du temps et d’éviter de l’imprimer. Le patient remplit le questionnaire en ligne et vous recevez par email les réponses.
Lors d’un nouveau rdv pris par téléphone, l’assistante peut diriger le patient sur votre site afin de préparer son rdv en remplissant le questionnaire.

Le Livre d’or

Le livre d’or est une option Premium qui permet aux patients de vous laisser des messages visibles sur le site.

Le patient indique son nom et tape son message. Le message est stocké dans l’espace professionnel en non publié. Vous êtes alerté par un email, si celui-ci vous « satisfait » vous pouvez le publier en vous rendant dans votre espace professionnel. Le prénom du patient sera affiché avec la date du message, vous pouvez également lui répondre si vous le souhaitez.

Attention tout de même avec cet outil, celui-ci n’est pas toujours bien perçu par le Conseil de l’Ordre des Chirurgiens-Dentistes, car il peut être perçu comme un outil de promotion du Cabinet.